Adjointe administrative aux vice-présidents

Type:

Catégorie:

Divisions: 
Vidéo

Lieu:

Code du poste: 
MGI-ADM01

Division Vidéo

Fière de ses plus de 40 ans, Matrox est une compagnie canadienne privée, chef-de-file technologique reconnue internationalement pour ses produits et solutions logiciels et matériels et ce dans les secteurs d'activités de l'Imagerie industrielle et Vidéo.

Graphiques Matrox Inc. est un fabricant de renommée mondiale de produits d'encodage / décodage et de traitements graphiques et vidéos en temps réel utilisés par les intégrateurs et usagers pour des applications pour les murs vidéo, les multi-viewers, les produits « AV-over-IP », les applications d'enregistrements graphiques et vidéos, les systèmes de gestion vidéos, les extensions KVM et les postes de travail multi-écrans. Nous nous distinguons par la durabilité de nos produits, la facilité de leur déploiement chez nos clients ainsi qu’une offre d’un ensemble de fonctionnalités permettant de résoudre des problèmes commerciaux spécifiques et réels.

Votre mission:

Le rôle de l'adjointe administrative consiste à fournir un soutien continu à nos vice-présidents, à effectuer la gestion des activités de bureau et voir à l’organisation générale des tâches quotidiennes.

RESPONSABILITÉS:


• Gérer les tâches de bureau, telles que effectuer le classement et l’organisation/maintien des dossiers, générer des rapports, transcrire les procès-verbaux des réunions et préparer les présentations;
• Produire et distribuer de la correspondance, des notes de service, des lettres et des formulaires;
• Fournir un soutien de planification en temps réel en organisant et en planifiant des conférences téléphoniques et des réunions, tout en évitant les conflits d’horaire, ainsi qu'en réservant des salles de conférence et en coordonnant tout le matériel requis et la configuration générale;
• Assurer la disponibilités des fournitures de bureau;
• Aider / initier les tâches administratives liées aux préparatifs de voyages, rapports de dépenses, événements de formation, présences aux foires commerciales;
• Agir comme personne contact pour les collègues internes et les clients externes;
• Résoudre les problèmes administratifs;
• Filtrer les appels téléphoniques:
• Accueillir et assister les visiteurs;
• Tenir les listes de contacts à jour;
• Proposer des améliorations aux procédures et méthodes existantes en lien à une meilleure gestion de bureau;
• Assurer la liaison avec la haute direction pour gérer diverses demandes.

Exigences:

• Diplôme collégial dans un domaine pertinent:
• Expérience administrative établie;
• Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau;
• Excellentes compétences informatiques;
• Compétences supérieures en gestion du temps et en organisation`;
• Attention aux détails;
• Bilingue (français et anglais), verbal et écrit.
• Professionnalisme, désir d'être proactif et de créer une expérience positive pour les autres.

#LI-TM1

Job application

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